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CLAVES PARA REALIZAR TU EVENTO HÍBRIDO

Fecha  25-05-21

Nuestra industria cambió. El último año ha significado una transformación sin precedentes para la industria, debido a la aceleración de la digitalización que nos trajo la pandemia. En este escenario, los eventos híbridos han cobrado una relevancia excepcional ya que, con ellos, los organizadores han podido no solo controlar el aforo de sus encuentros, sino también, ofrecer una experiencia más completa para su audiencia.

 

De acuerdo con el estudio Markletic Event Research, publicado en febrero de este año, alrededor del 34% de los entrevistados espera invertir más en eventos híbridos en los próximos años. Sin embargo, esta nueva realidad presenta algunos retos que deben ser solventados por nuestra industria, por ejemplo, incluir efectivamente a la audiencia que está conectada en línea, ya que, en el estudio mencionado, alrededor del 39% de los entrevistados que asistieron a un evento híbrido en modalidad virtual, afirmaron no sentirse incluidos en el encuentro.

 

En este sentido, los organizadores de eventos deben enfrentarse al reto de minimizar ese porcentaje de participantes que no se sienten conectados. Aquí te contaremos de estas 5 claves para realizar eventos híbridos exitosos:

 

1.Crea una agenda que incluya efectivamente a todas tus audiencias: en eventos híbridos debemos considerar cuál será la experiencia que vivirá quien está presente en el venue y quien está desde su casa. Mantener el interés de audiencias digitales puede ser complejo, sin embargo, es parte de la planeación que se debe realizar.

 

2.Considerar los tiempos de cada audiencia: en un escenario donde existen dos grupos, es necesario tener en cuenta situaciones como, el tiempo que le puede tomar a un asistente presencial volver a la sala de conferencia luego de un break, o el tiempo que puede necesitar el asistente virtual para desconectarse de la pantalla y evitar la fatiga.

 

3.Garantizar una conexión eficaz: más del 67% de los encuestados en el estudio mencionan que una de sus mayores preocupaciones es garantizar una conexión tecnológica fluida, es por eso que, debes asegurarte de contar con un equipo experto y calificado para ofrecer la mejor experiencia posible y soporte para resolver las dudas técnicas que se presenten, antes y durante la realización del evento.

 

4.Encontrar un venue ideal para el evento: en el estudio mencionado, más del 35% de los organizadores reconocen que puede llegar a ser un reto conseguir el lugar perfecto para realizar su encuentro. Es importante tener en cuenta que debe ser un lugar que ofrezca una experiencia presencial extraordinaria, y que además sus instalaciones y equipo cuenten con tecnología para garantizar la excelente convergencia con el mundo digital.

 

5.Ofrecer espacios de networking: como organizadores de eventos, sabemos que de lo más valioso que generan los encuentros es la posibilidad de conectar personas, con el fin de que puedan obtener oportunidades de negocios. En la modalidad híbrida esto no puede pasar a un segundo plano. De hecho, más del 80% de las personas entrevistadas, consideran que las capacidades para networking son un factor fundamental para la satisfacción del público.

 

En Ágora Bogotá sabemos que el futuro de nuestra industria es híbrido. Es por esto que trabajamos por ofrecer experiencias presenciales, virtuales o híbridas memorables, soportadas por nuestra plataforma integral Ágora Virtual. Una herramienta que nos permite ofrecer una experiencia integrada, donde nuestro equipo experto en eventos y tecnología te acompañará en la planeación, ejecución y logística del encuentro.

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