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¿Hacer tu evento en un Centro de Convenciones o un Hotel?

Fecha  02-12-21

En una industria que está en constante crecimiento, cada vez son más los lugares poco convencionales que se abren a la posibilidad de albergar eventos, convenciones y congresos. Sin embargo, siempre existirá la necesidad de brindar a clientes e invitados una experiencia que vaya más allá de su imaginación.

Esta realidad nos invita a preguntarnos, ¿cuál es la mejor opción para tu evento? En el artículo de hoy exploraremos el debate de realizar encuentros en Centros de convenciones o en hoteles.

Si bien es cierto que los hoteles son espacios bastante demandados para la realización de eventos de pequeño y mediano formato, uno de los aspectos de mayor relevancia a la hora de escoger un punto de encuentro es la flexibilidad. De acuerdo con Javier García, escritor de la revista Punto Mice, “el motivo es que cuanto más flexible es el espacio, más se minimiza el impacto de los cambios de última hora que en casi todas las convenciones acaecen”.

En este punto es donde los venues toman mayor fuerza en el proceso de decisión, puesto que generalmente son espacios ideados con el objetivo de facilitar distintos tipos de montajes, cuentan con espacios versátiles, que se adaptan a las necesidades del organizador.

Sin embargo, es una realidad que los clientes, especialmente luego de la pandemia, buscan opciones de pago que incluyan más servicios, como el hospedaje que incluyen los hoteles, en caso de eventos que reciban invitados de otras regiones y países.

Por esto es importante prestar un servicio integral, donde se le brinde apoyo en todos los aspectos que el evento necesita para dejar la mejor impresión en los visitantes. Estos servicios incluyen, además del espacio y alimentos y bebidas, servicios como conectividad, soporte audiovisual, parqueaderos, servicios complementarios y en casos como el de Ágora Bogotá el servicio de zona franca.

En el caso de los hoteles, al ser espacios donde los eventos son una unidad de negocio y no un fin específico del lugar, es posible que no se contemplen todas las necesidades que hay en la planeación y ejecución de un evento, que, en definitiva, en un venue con equipo capacitado específicamente para brindar atención y soporte en encuentros, es muy difícil pasar por alto.

Por otro lado, un punto de gran importancia a la hora de tomar la decisión es la ubicación estratégica. En eventos es fundamental reducir tiempos de traslado lo más posible, por lo que siempre un fácil acceso será una ventaja competitiva. En este sentido, la ciudad toma un papel protagonista, ya que, en el caso de eventos con invitados extranjeros, es fundamental contar con una excelente conectividad aérea, y una vez en la ciudad, contar con distintas formas de transporte para llegar al lugar.

En este aspecto, Bogotá es una ciudad altamente competitiva, no sólo por ser la puerta de entrada a Suramérica, sino por contar en un punto estratégico de la ciudad: el primer Distrito de Ferias, Eventos y Convenciones de la región. Un espacio con 360.000 metros cuadrados integrados armónica y eficientemente con la ciudad, donde convergen Ágora Bogotá, el Centro de Convenciones líder de Suramérica 2019 y 2020; Corferias, el recinto ferial de mayor trayectoria del país, y el Hilton Bogotá Corferias, el hotel de cadena internacional más grande de la ciudad. Todos estos edificios están interconectados a través de un puente que permite moverse caminando de un espacio a otro. Este Distrito ofrece a organizadores la posibilidad de realizar encuentros con una experiencia integral, donde están cubiertas todas las necesidades en materia de eventos presenciales o híbridos, ferias, hospedaje y experiencias.

En definitiva, este es un debate donde es fundamental entender las necesidades del cliente, la cantidad de personas que recibirá, el tipo de evento, y distintos factores que impulsarán la balanza a un lado o el otro. De lo que podemos estar seguros es que Bogotá es una ciudad donde los eventos de pequeño, mediano o gran formato encuentran el espacio ideal, donde los invitados disfrutarán de importantes agendas académicas o de negocios, que pueden ser complementadas con la extraordinaria agenda cultural de la ciudad.

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